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校园协同办公管理解决方案

一、方案概述

系统完全基于云架构,可以为不同的人展现个性化的信息和应用服务,通过群件技术扩展及联合各种应用模块,通过协作技术实现与其它应用系统(包括远程应用系统)的协同工作。系统可支持在主流操作系统,主流数据库中运行。集成全文检索技术,对系统内的关系数据和文件提供全文检索支持。

学校日常公务日益繁重。公文处理、信息共享、交流,以及交办工作督办、单位信息上报等方面,容易存在工作流程不规范、信息交互不畅顺、工作提醒不及时等情况。学校行政管理系统集公文管理、会议管理、事务管理、个人桌面和公共服务等应用为一体。利用先进的计算机信息技术,帮助学校完成日常办公从传统手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变,实现整个组织的协同办公。

 

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二、方案特点

组件化、标准化和可扩展,可视化工作流配置,支持流程再造,公共部分与个性化层次结构清晰,操作简捷、友好。

三、方案功能详解

1、公文管理

◆收文管理

采用工作流技术管理整个收文过程,主要对接收文件的登记、拟办、签批、分阅、办结、归档、统计查询等流程进行管理。收文流程可以预先定义好,也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录;对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控,如有即将超过设定办理时间的处理结点,对其进行消息提醒,以保证任务的按时完成;另外系统对于文件的查询权限有严格的控制。

下图是一种常用的收文办理流程图:

 

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发文管理

采用工作流技术管理整个发文过程,主要对发送文件的拟稿、审批、会签、核稿、签发、编号、印发、办结、归档、统计查询等流程进行管理。发文流程可以预先定义好,如图3所示,也可以根据工作流程的变化临时修改或重新定义。可以查看文件的流转过程记录;对流程中的各个处理结点可按流程定义时的要求进行实时监控,如有即将超过设定办理时间的处理结点,对其进行消息提醒,以保证任务的按时完成;系统对于文件的查询权限有严格的控制;发文正文与WORD相结合,保留修改痕迹,在流转过程中按流程配置保留WORD修改的不同版本;除发文正文外,可添加多个附件,方便电子文件传阅;成文时可套用文档模板库中的模板;可以直接在文件上进行批注,并且加盖个人电子印章,全文批注与电子印章均有防伪功能,杜绝非法拷贝和篡改。

下图是一种常用的发文办理流程图:

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◆督办督察

督办督查实现对文件、领导批示、建议提案的督办管理,实现督办督查件的登记、督办、反馈、归档和查询统计,以及文件催办、转办、撤办等流程控制和办理过程监控等功能。

督办督查包括督办/督查单管理、督办登记、督办处理、查询检索、汇总统计和模块管理等功能项目。

◆电子公章管理

支持电子公章签盖,对学校红头文件支持联合盖章以及打印功能,并支持隐藏公章打印。

◆红头文件管理

对职业学校使用的红头文件进行统一管理与维护,支持文件的查询与统计,提供模糊查询、对查询结果提供数据导出支持,支持Excel格式的数据导出。系统自动产生公文编号等。

◆收发文监控

在此部分用户可以对从办公系统中收到与发送的所有公文进行相关操作(查看公文阅读状态、文件转发等)。

◆档案管理

提供与档案系统的开放接口,方便公文及重要信息归档至档案系统;

◆借阅管理

对提交借阅的文件进行签批,包括待签申请、已还档案、未还档案;

◆借阅档案

用户查阅档案入口,包括树形查看、检索档案、已还档案、未还档案、借阅申请状态;

◆档案统计

对已归档的档案进行数量、类别、案卷等各类别的统计;

2、行政事务管理

◆领导日程安排

领导日程安排的主要功能是以秘书提供的领导活动计划、文件请示批阅及会议活动通知为依据,经统一协调、排出各级领导下周或未来一段时间的日程安排表;并将其日程安排内容自动填入有关人员的日程安排表中。

提供领导活动安排从记录、送领导审批、定稿、发布过程的电子化管理。实现领导活动的汇总、审批,具有领导活动安排表的分发功能,提供日程授权管理,即领导可通过部门权限,将日程活动、会议事宜安排权限进行分派、授权。

◆接待管理

接待管理主要实现来宾登记、接待安排、审批和接待通知的下发和各种统计、查询,以及礼品信息登记、统计和查询功能。

接待管理包括来宾动态、接待统计、查询检索和模块管理等功能项目。

◆会议管理

该模块主要分为六个子功能模块:会议场地申请、会议通知、会议论坛、会议日程安排、会议记录及归档、会议档案查询。

◆车辆管理

主要对车辆、驾驶员、使用车辆进行管理,包括车辆申请、车辆信息、车辆调配、我的开车记录、车辆签批、驾驶员信息管理、车辆历史。对车辆的使用进行调度(批准、拒绝、调派等),进行司机登记,以及查看当前车辆、司机状态等从而对单位内部车辆进行同意调度和管理。

◆办公用品管理

办公用品管理实现机关单位各种办公用品、低值易耗品等的入库、领用和管理,系统能自动对库存和各单位的物品使用情况进行统计,用户可查询物品的库存情况和各单位或个人的领用情况。

办公用品管理包括入库管理、出库管理、库存信息、资产信息和汇总打印等功能项目。

3、个人办公

◆通讯录

为用户提供联系人的姓名、电话和所属部门;并为这些信息提供两种添加方法:一是直接读取管理员在用户管理模块添加的用户基本信息;二是用户能自行新建联系人,由用户自己添加所关心用户的基本信息。

◆个人资料库

个人资料库,实现个人工作计划、总结、文件等私人资料的管理。

个人资料库为个人提供文件资料的登记、查询、检索和删除、共享等功能,由系统注册用户时自动为个人分配。个人资料库采用文件柜、抽屉、文件夹的三层文件管理结构,由个人管理。

◆个人提醒

系统提供主动通知服务,个人的待办文件、待办事宜、电子邮件等个人消息即可按照设置的通知时间、通讯方式主动呼叫通知,保证办公的时效性。

◆待办事宜

能够接收并列出所有工作流中需要当前用户完成的任务以及领导或自己安排的任务。

◆个性化设置

工作人员可以在此设置和更改自己的用户信息;可以根据系统管理员配置好的桌面模板选择自己喜欢的界面风格、布局风格和提醒设置等等。

4、公共事务

◆电子公告

对发布的公告进行管理,查询阅读记录,包括我的公告、公告发布、公告签批等,实现重要信息以公告的形式在系统中的及时发布。

◆政策法规

发布各类法规、有关的法律法规、规章制度以及公文办理过程中有关的安全制度等,使内部工作人员能方便地了解党委和政府以及法院的各项政策法规,有利于政策的顺利执行、法律法规的遵守。

◆常用信息

常用信息模块主要提供日常办公和业务处理经常使用的信息的查询、检索功能。

◆通知公示发布、大事记管理

对学校要发的重要通知及公示发布的流程审批管理。

6、流程管理

◆流程启动

当用户通过用户名与密码审核进入到办公系统时,可以在流程启动模块中看到自己权限内可以启动的办公流程。

◆流程处理

流程处理模块中包含待办事项、已办事项、收到的公文、发送的公文、流程处理等功能。

◆待办事项

所有需要当前用户参与的工作任务列表,包括发文工作、收文工作、我的工作、代理工作、接受公文。可以通过GC-Time与手机短信进行提醒。

◆已办事项

用户可以随时看到自己所办理的事务当前的状况、完成的时间、所耗时间、事务分类等数据。

◆系统管理

包括用户、权限、日志、系统、外部接口等方方面面的管理。

◆用户管理

系统中的用户是按照“组”(或称角色)的形式进行树状分层组织,一个人可以属于不同的组,由系统管理员负责维护用户信息。用户数据存储在LDAP中,方便与其它系统之间实现单点登录。

◆权限管理

权限管理是本系统的灵魂,在本系统中所有的功能模块到系统的应用界面都是通过权限进行控制的。可以对每个用户设定权限,同时可以对用户组设定权限。

◆部门管理

对系统中所有关联的组织机构进行管理,支持平面查看和树图查看。用注册部门、修改部门、删除部门操作。

◆日志管理

对办公系统各用户操作日志进行查询,管理,方便管理员对办公系统进行系统管理。

◆组织机构管理

支持组织架构的分级分权限的管理要求,具备权限的用户可以通过相关配置或设置对组织架构进行维护和调整。

 

 

 



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